PENGUKURAN KINERJA

 

Review : Wahid Maharon Yopan  

Latar Belakang

Dalam sebuah sistem pengendalian manajemen yang baik dapat membantu dalam proses pembuatan keputusan dam memotivasi setiap individu dalam sebuah organisasi agar melakukan keseluruhan konsep yang telah ditentukan. Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses yang menjamin bahwa sumber-sumber diperoleh dan digunakan dengan efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, dengan kata lain pengendalian manajemen dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa sumber manusia, fisik dan teknologi dialokasikan agar mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh.

Pengendalian manajemen berhubungan dengan arah kegiatan manajemen sesuai dengan garis besar pedoman yang sudah ditentukan dalam proses perencanaan strategi. Sistem pengendalian manajemen meramalkan besarnya penjualan dan biaya untuk tiap level aktifitas, anggaran, evaluasi kinerja dan motivasi karyawan.

Salah satu persoalan penting dalam pengelolaan sumber daya manusia (pegawai) dalam organisasi adalah mengukur kinerja pegawai. Pengukuran kinerja dikatakan penting mengingat melalui pengukuran kinerja dapat diketahui seberapa tepat pegawai telah menjalankan fungsinya. Ketepatan pegawai dalam menjalankan fungsinya akan sangat berpengaruh terhadap pencapaian kinerja organisasi secara keseluruhan. Selain itu, hasil pengukuran kinerja pegawai akan memberikan informasi penting dalam proses pengembangan pegawai.

Menurut seorang pakar mengatakan bahwa “Pengukuran kinerja merupakan proses mencatat dan mengukur pencapaian pelaksanaan kegiatan dalam arah pencapaian misi melalui hasil-hasil yang ditampilkan berupa produk, jasa, ataupun proses”. Artinya, setiap kegiatan perusahaan harus dapat diukur dan dinyatakan keterkaitannya dengan pencapaian arah perusahaan di masa yang akan datang yang dinyatakan dalam misi dan visi perusahaan.

Namun, sering terjadi pengukuran dilakukan secara tidak tepat. Ketidaktepatan ini dapat disebabkan oleh banyak faktor. Beberapa faktor yang menyebabkan ketidaktepatan pengukuran kinerja diantaranya adalah ketidakjelasan makna kinerja yang diimplementasikan, ketidapahaman pegawai mengenai kinerja yang diharapkan, ketidakakuratan instrumen pengukuran kinerja, dan ketidakpedulian pimpinan organisasi dalam pengelolaan kinerja.

 

Produktivitas Perusahaan

Proses pembuatan barang dan jasa memerlukan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa. Semakin efisien kita melakukan perubahan ini, maka kita akan menjadi produktif dan nilai yang ditambahkan pada barang dan jasa yang dihasilkan menjadi lebih tinggi. Produktivitas merupakan perbandingan antara output (barang atau jasa) dibagi dengan satu atau lebih input (seperti tenaga kerja, modal atau manajemen). Tugas manajer operasi meningkatkan perbandingan antara output dan input ini. Meningkatkan produktifitas berarti meningkatkan efisiensi.

Peningkatan produktivitas dapat dicapai dengan dua cara, yakni pengurangan input saat output konstan, atau sebaliknya, dan peningkatan output di saat input konstan. Keduanya mencerminkan peningkatan produktivitas. Dari segi ekonomi, input adalah tenaga kerja, modal, dan manajemen, yang diintegrasikan dalam suatu sistem produksi. Manajemen menciptakan sistem produksi yang menghasilkan proses transformasi dari input menjadi output. Output adalah barang dan jasa, termasuk beragam jenis barang misalnya seperti senjata, sistem pendidikan, dan sistem peradilan yang lebih baik. Produksi adalah proses pembuatan barang dan jasa. Produksi yang tinggi bisa mencerminkan bahwa lebih banyak orang yang bekerja dan tingkat ketenagakerjaan tinggi (tingkat pengangguran rendah) tetapi belum tentu mencerminkan tingginya produktivitas.

Pengukuran produktivitas adalah salah satu cara yang baik untuk mengevaluasi kemampuan sebuah negara untuk dapat memperbaiki standar hidup rakyatnya. Hanya dengan peningkatan produktivitas, standar hidup dapat diperbaiki. Lebih jauh, hanya dengan peningkatan produktivitas inilah, tenaga kerja, pemodal, dan manajemen bisa menerima penghasilan yang lebih besar. Jika tenaga kerja, modal, dan manajemen meningkat tanpa disertai dengan meningkatnya produktivitas, maka harga akan menjadi mahal. Di lain pihak, harga dipaksa turun saat produktivitas meningkat, karena lebih banyak produk yang dibuat, dengan sumber daya yang sama.

Pengukuran Produktivitas

         Pengukuran produktivitas dapat dilakukan secara sederhana, yakni dengan produktivitas faktor tunggal dan produktivitas multifaktor. Produktivitas faktor tunggal, menggambarkan perbandingan satu sumber daya (input) terhadap barang dan jasa yang dihasilkan (output). 

 

 

 

 

 

Terpaku pada Hasil Keuangan

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, tidak hanya bahwa para manajer paling senior terlatih dan terbiasa dengan ukuranb keuangan, tetapi mereka juga sering merasakan tekanan berkaitan dengan kinerja keuangan dari perusahaan mereka. Pemegang saham adalah orang-orang yang vocal, dan dewan direksi sering kali memberikan tekanan atas nama mereka. Tekanan ini dapat membebani pengembalian jangka panjang yang tidak pasti dari ukuran nonkeuangan.

Terlalu Banyak Pengukuran

Berapa banyak ukuran penting yang dapat diikuti oleh seorang manajer pada waktu yang sama tanpa kehilangan fokus. Tak ada jawaban yang benar untuk pertanyaan ini, kecuali lebih dari 1 dan kurang dari 50. Jika jumlahnya terlalu sedikit, manajer tersebut mengabaikan ukuran-ukuran yang penting untuk memantau pelaksanan strategi. Jika ada terlalu banyak ukuran, maka manajer beresiko kehilangan fokus karena mencoba untuk melakukan banyak hal pada waktu yang sama.

Variabel Produktivitas

         Peningkatan produktivitas bergantung pada tiga variabel produktivitas, yakni tenaga kerja, modal, dan manajemen. Tiga faktor ini sangat penting dalam memperbaiki produktivitas.

Tenaga kerja, peningkatan kontribusi tenaga kerja pada produktivitas disebabkan tenaga kerja yang lebih sehat, lebih berpendidikan, dan bergizi baik.

 

Tiga variabel pokok yang dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja, yaitu pendidikan dasar yang sesuai bagi tenaga kerja yang efektif, pengetatan angka tenaga kerja, dan biaya sosial yang membuat tenaga kerja tersedia.

         Modal, manusia merupakan makhluk yang mempergunakan alat. Investasi modal merupakan salah satu alat tersebut. Menggunakan lebih banyak tenaga kerja daripada modal dapat mengurangi tingkat pengangguran jangka pendek, namun membuat ekonomi menjadi tidak produktif dan mendorong upah minimumpekerja menjadi lebih rendah pada jangka panjang. Investasi modal sering merupakan kebutuhan, tetapi lebih sering tidak cukup untuk meningkatkan produktivitas. Pertukaran antara modal dan tenaga kerja selalu berubah. Semakin tinggi tingkat suku bunga, maka semakin banyak proyek yang membutuhkan modal besar “tersingkir”, karena tingkat pengembalian investasi semakin kecil. Manajer menyesuaikan rencana investasi dengan perubahan modal.

         Manajemen, manajemen merupakan faktor produksi dan sumber daya ekonomi. Manajemen bertanggung jawab untuk memastikan tenaga kerja dan modal digunakan secara efektif untuk meningkatkan produktivitas. Manajemen bertanggung jawab pada lebih dari separuh peningkatan produktivitas tahunan.

 

 

Analisis dan Pembahasan Aplikasi Balanced Scorecard

Dalam penelitian Balanced Scorecard Sebagai Alat Pengukuran Kinerja Manajemen ( Studi Kasus Pada PT Sari Husada ). Irwan Susanto, Abdullah Taman dan Sukirno  mengemukakan tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengukur kinerja manajemen PT Sari Husada  dengan metode balanced scorecard,  yaitu pada empat perspektif kinerja balanced scorecard, dan hubungan antar perspektif dalam membentuk kinerja manajemen secara komprehensif.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, menggunakan metode survei dengan teknik ex post facto, yakni hanya mencari data yang ada tanpa memberi perlakuan atau manipulasi variabel maupun subjek yang diteliti. Analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif dan sasaran dari penelitian ini adalah mencari atau menggambarkan fakta secara faktual tentang pengendalian manajemen dan efektivitas kinerja dengan menggunakan metode balanced scorecard.

Dari hasil penelitian diketahui bahwa dari strategi PT Sari Husada  dengan dua strategi yaitu strategi produksi dan strategi pemasaran cukup berhasil dalam meningkatkan kinerja perusahaan dalam empat perspektif balanced scorecard.

 

Pengukuran Kinerja

Kinerja merupakan hasil kerja yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Pengukuran kinerja adalah proses di mana organisasi menetapkan parameter hasil untuk dicapai oleh program, investasi, dan akusisi yang dilakukan. Proses pengukuran kinerja seringkali membutuhkan penggunaan bukti statistik untuk menentukan tingkat kemajuan suatu organisasi dalam meraih tujuannya. Tujuan mendasar di balik dilakukannya pengukuran adalah untuk meningkatkan kinerja secara umum.

Faktor-Faktor Yang Dapat Mempengaruhi Produktivitas

Tenaga kerja atau pegawai adalah manusia yang merupakan faktor produksi yang dinamis memiliki kemampuan berpikir dan motivasi kerja, apabila pihak manajemen perusahaan

mampu meningkatkan motivasi mereka, maka produktivitas kerja akan meningkat. Faktor- faktor yang mempengaruhi produktivitas yaitu:

a)      Kemampuan, adalah kecakapan yang dimiliki berdasarkan pengetahuan, lingkungan kerja yang menyenangkan akan menambah kemampuan tenaga kerja.

b)      Sikap, sesuatu yang menyangkut perangai tenaga kerja yang banyak dihubungkan dengan moral dan semangat kerja .

c)      Situasi dan keadaan lingkungan, faktor ini menyangkut fasilitas dan keadaan dimana semua karyawan dapat bekerja dengan tenang serta sistim kompensasi yang ada.

d)     Motivasi, setiap tenaga kerja perlu diberikan motivasi dalam usaha meningkatkan produktivitas.

e)      Upah, upah atau gaji minimum yang tidak sesuai dengan peraturan pemerintah dapat menyebabkan penurunan produktivitas kerja.

f)       Tingkat pendidikan, latar belakang pendidikan dan latihan dari tenaga kerja akan mempengaruhi produktivitas, karenanya perlu diadakan peningkatan pendidikan dan latihan bagi tenaga kerja.

g)      Perjanjian kerja, merupakan alat yang menjamin hak dan kewajiban karyawan. Sebaiknya ada unsur-unsur peningkatan produktivitas kerja.

h)      Penerapan teknologi, kemajuan teknologi sangat mempengaruhi produktivitas, karena itu penerapan teknologi harus berorientasi mempertahankan produktivitas

 

2.2       Operasi Bench Marking

Bench Marking adalah proses pengukuran operasional terhadap bisnis sebuah perusahaan (kualitas produksi-jasa layanan) dengan membandingkannya keperusahaan/institusi lain yang mempunyai produksi/jasa layanan yang lebih baik Bench marking membutuhkan kesiapan “fisik” karena dibutuhkan kesiapan sumber daya manusia dan teknologi yang matang untuk melakukan bench marking secara akurat. Sedangkan secara “mental”, bahwa pihak manajemen perusahaan harus bersiap diri bila setelah dibandingkan dengan pesaing, ternyata mereka menemukan kesenjangan yang cukup tinggi.

 

Jenis – Jenis Bench Marking

Jenis-jenis bench marking adalah sebagai berikut:

a.       Benchmarking Internal : Pendekatan ini dilakukan dengan membandingkan operasi suatu bagian dengan bagian internal lainnya dalam suatu organisasi

b.      Benchmarking kompetitif : Pedekatan ini dilakukan dengan mengadakan perbandingan dengan berbagai pesaing

c.       Benchmarking Fungsional : Pendekatan ini dilakukan dengan mengadakan perbandingan fungsi atau proses dari perusahaan-perusahaan yang berada di berbagai industri

d.      Benchmarking Generik : Melakukan perbandingan dengan proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri.

 

Hambatan-Hambatan Terhadap Kesuksesan Bench Marking

Hambatan-hambatan terhadap kesuksesan bench marking adalah:

a.       Fokus Internal : Organisasi terlalu berfokus internal dan megabaikan kenyatan bahwa proses yang terbaik dalam kelasnya dapat menghasilkan efisiensi yang jauh lebih tinggi, maka visi organisasi menjadi sempit.

b.      Tujuan Benchmarking Terlalu Luas : Benchmarking membutuhkan tujuan yang lebih spesifik dan berorientasi pada bagaimana (proses), bukan pada apa (hasil)

c.       Skedul Yang Tidak Realistis Benchmarking membutuhkan kesabaran, karena merupakan proses keterlibatan yang membutuhkan waktu. Sedangkan skedul yang terlampau lama juga tidak baik, karena mungkin ada yang salah dalam pelaksanaannnya.

d.      Komposisi Tim Yang Kurang Tepat : Perlu pelibatan terhadap orang-orang yang berhubungan dan menjalankan proses organisasi sehari-hari dalam pelaksanaan benchmarkin.

e.       Bersedia Menerima “OK-in-Class” : Seringkali organisasi bersedia memilih mitra yang bukan terbaik dalam kelasnya. Hal ini dikarenakan : Yang terbaik di kelasnya tidak berminat untuk berpartisipasi, riset mengidentifikasi mitra yang keliru, dan perusahaan benchmarking malas berusaha dan hanya memilih mitra yang lokasinya dekat.

f.       Penekanan Yang Tidak Tepat : Tim terlalu memaksakan aspek pengumpulan dan jumlah data. Padahal aspek yang paling penting adalah poses itu sendiri.

g.      Kekurangpekaan Terhadap Mitra : Mitra Benchmarking memberikan akses untuk mengamati prosesnya dan juga menyediakan waktu dan personilnya kuncinya untuk membantu proses benchmaking kepada organisasi sehingga mereka harus dihormati dan dihargai.

 

h.      Dukungan Manajemen Puncak Yang Terbatas : Dukungan total dari manajemen puncak dibutuhkan untuk memulai benchmarking, membantu tahap persiapan dan menjamin tercapainya manfaat yang dijanjikan.

 

2.3       Arti Penting Manusia dalam Organisasi atau Perusahaan

Peranan sumber daya manusia dalam berorganisasi sangatlah penting karena sumberdaya manusia ini sebagai pengelola sistem, agar sistem tersebut dapat tetap berjalan, tentu dalam pengelolaannya harus memperhatikan aspek-aspek penting seperti pelatihan, pengembangan, dan motivasi. Dalam hal ini sumber daya manusia dijadikan manejemen sebagai salah satu indikator penting pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan vital. SDM merupakan aset organisasi yang sangat vital, karena itu peran dan fungsinya tidak dapat digantikan oleh sumber daya lainnya. SDM dalam organisasi harus senantiasa berorientasi terhadap visi,misi,tujuan,dan sasaran organisasi dimana dia berada di dalamnya.

 

2.4       Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan menetapkan tugas-tugas yang terkandung dalam suatu pekerjaan bagi seseorang atau sebuah kelompok. Terdapat tujuh komponen desain pekerjaan, yaitu:

a.       Spesialisasi Pekerjaan : pembagian tenaga kerja menjadi tugas-tugas yang “khusus”

b.      Ekspansi Pekerjaan

c.       Komponen Psikologis

d.      Tim yang Mandiri : sekelompok individu yang diberdayakan dan bekerja bersama-sama untuk meraih sebuah tujuan yang sama

e.       Motivasi dan Sistem Insentif

f.       Ergonomic dan Metode Kerja

g.      Tempat Kerja yang Visual : penggunaan beragam teknik komunikasi visual untuk mengkomunikasikan informasi secara cepat bagi semua pihak yang berkepentingan

 

2.5       Standar Waktu Kerja

Manajemen operasi yang efektif membutuhkan standar yang dapat membantu perusahaan untuk menentukan:

a.       Proporsi pekerja dari setiap barang yang diproduksi (biaya pekerja),

b.      Kebutuhan staf (berapa banyak orang dibutuhkan untuk memproduksi barang yang dibutuhkan),

c.       Perkiraan biaya dan waktu sebelum produksi dilaksanakan (untuk membantu mengambil beragam keputusan, dari perkiraan biaya hingga ke keputusan untuk membuat sendiri atau membeli),

d.      Jumlah kru dan keseimbangan pekerjaan (siapa mengerjakan apa dalam satu aktivitas kelompok atau pada satu lini produksi),

e.       Tingkat produksi yang diharapkan (sehingga baik manajer dan pekerja tahu apa saja yang termasuk dalam satu hari kerja normal),

f.       Dasar perencanaan insentif pekerja (apa yang menjadi acuan untuk memberikan insentif yang tepat), dan

g.      Efisiensi karyawan dan pengawasan (sebuah standar diperlukan untuk mengetahui apa yang digunakan dalam penentu efisiensi).

Standar pekerja yang ditetapkan secara benar, mewakili waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja rata-rata untuk melaksanakan aktivitas tertentu di bawah kondisi kerja normal. Standar pekerja ditetapkan dengan empat cara, yaitu:

a.       Pengalaman masa lalu

Standar pekerja dapat diperkirakan berdasarkan pengalaman masa lalu, yaitu berapa jam pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Standar masa lalu mempunyai kelebihan, karena secara relative mudah dan murah didapatkan. Standar masa lalu ini biasanya didapatkan dari kartu waktu pekerja atau dari data produksi. Walaupun demikian, standar ini tidak objektif, dan kita tidak mengetahui keakuratannya, apakah mereka mencerminkan kecepatan kerja yang layak atau yang buruk, dan apakah kejadian yang tidak biasa terjadi sudah dimasukan dalam perhitungan. Karena variabel ini tidak diketahui, penggunaan teknik ini tidak dianjurkan.

b.      Studi waktu

Pengambilan waktu dengan menggunakan stopwatch atau studi waktu, yang pada awalnya dikenalkan oleh Frederick W. Taylor di tahun 1881, masih menjadi metode yang paling banyak digunakan hingga sekarang. Prosedur studi waktu menggunakan contoh sampel kinerja seorang pekerja dan menggunakannya sebagai standar. Seorang pekerja yang terlatih dan berpengalaman dapat menerapkan standar dengan delapan langkah berikut:

1)      Definisikan pekerjaan yang akan diamati

2)      Bagi pekerjaan menjadi elemen yang tepat

3)      Tentukan berapa kali akan dilakukan pengamatan

4)      Hitung waktu dan catat waktu elemen serta tingkat kinerja

 

 

Standar waktu yang telah ditentukan

Sebagai tambahan bagi pengalaman masa lalu dan studi waktu, standar produksi dapat ditetapkan dengan menggunakan standar waktu yang telah ditentukan. Standar waktu yang telah ditentukan merupakan suatu pembagian pekerjaan manual menjadi elemen dasar kecil yang waktunya telah ditetapkan dan dapat diterima secara luas. Untuk memperkirakan sebuah pekerjaan tertentu, faktor waktu bagi setiap elemen dasar dari pekerjaan itu dijumlahkan. Untuk dapat mengembangkan sistem standar waktu yang telah ditentukan secara menyeluruh, perusahaan membutuhkan biaya yang besar. Sebagai akibatnya sejumlah sistem bisa didapatkan secara komersial. Standar waktu yang telah ditentukan yang paling umum adalah metode pengukuran waktu.

Standar waktu yang telah ditentukan memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan studi waktu. Pertama, studi waktu ini dapat dibuat di laboratorium, prosedur ini tidak akan mengganggu aktivitas produksi yang sesungguhnya. Kedua, karena standar yang ditentukan sebelum sebuah pekerjaan benar-benar dilakukan, standar ini dapat digunakan untuk membuat rencana. Ketiga, tidak ada pemeringkatan kinerja yang dibutuhkan. Keempat, serikat pekerja cenderung menerima metode ini sebagai cara yang wajar untuk menetapkan standar. Yang terakhir, standar waktu yang ditentukan biasanya efektif pada perusahaan yang melakukan sejumlah besar penelitian pada tugas yang sama. Untuk memastikan standar pekerja yang akurat, beberapa perusahaan menggunbakan baik studi waktu maupun studi waktu yang telah ditentukan.

 

d.      Pengambilan sampel kerja

Pengambilan sampel kerja, dengan memperkirakan persentase waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja pada beragam pekerjaannya. Pengambilan sampel kerja membutuhkan pengamatan secara acak untuk mencatat aktivitas yang dilakukan pekerja. Hasilnya terutama digunakan untuk menentukan bagaimana karyawan mengalokasikan waktu mereka di antara beragam aktivitas. 

 

TERIMA KASIH, FOLLOW BLOG SAYA IKUTIN